lauantai 26. lokakuuta 2013

Google-dokumentit johtamisen työvälineinä Otalammen koulussa

Esittelin tänään Vihdin opettajien veso-päivässä GoogleDrive -dokumenttien käyttöä Otalammen koulun johtamisen työkaluina. Aloitimme kokeilun asiasta elokuussa 2013 kun halusimme vähentää muistioiden, sähköpostin ja Wilma-viestien määrää koulussa. Otalammen koulun äidinkielen lehtori Nina Rantapuu esitteli minulle dokumentit ja päätin lähteä kokeilemaan niitä koulussamme aluksi johtoryhmän työkaluna.
Minulla oli ennestään gmail-tili käytössä, joten aloittaminen oli helppoa.

Uuden dokumentin luominen 

Uusi asiakirja luodaan  LUO-painikkeella ja jaetaan se muiden osallistujien gmail-tileille JAA -painikkeen takaa. Linkin voi myös  lähettää muille osallistujille sähköpostilla. Dokumenttien käyttöä varten siis ei tarvitse olla gmail- tiliä. 
Idean johtotähti on se, että jokainen johtoryhmämme jäsen pääsee täydentämään jorymme suunnitelmaa - samaa dokumenttia - omalta koneeltaan. Näin esim. jorymme sisällöt eivät jää ainoastaan rehtorin päätettäväksi, vaan kaikki johtoryhmämme jäsenet tuovat omista tiimeistään asioita kokoukseen ja kirjaavat ne suoraan dokumenttiin asialistaksi. Idea lähti hyvin käyntiin ja viikon sisällä meillä oli samanlaiset dokumentit kaikille talossamme toimiville tiimeille: Juuri 1.-2. lk:t, Runko 3.-4. lk:t ja Latva 7.-9. lk:t samalla periaatteella. 
Tiimidokumentti on jaettu kaikille tiimin opettajille linkkinä Wilman kautta. Heillä on mahdollisuus tuoda asioita tiimipalavereihin sen kautta. Minä rehtorina näen dokumenteista, mistä tiimeissä on puhuttu ja mikä puhututtaa. Muistioita ei tehdä erikseen eikä lähetetä minnekään. Dokumentteihin kirjataan suoraan tiimeissä, mitä on sovittu.
Tässä esimerkkinä Juuren tiimidokumentista katkelma.


Google -dokumenttien käyttö tuntuu sen verran helpolta ja toimivalta, että olemme koulussa vähitellen siirtäneet muitakin koulun asiakirjoja ja muistioita Google Driveen. 
Tällä hetkellä dokumenttimuodossa on mm. työvaiheessa oleva talomme vuosikello ja henkilöstöopas, kouluohjaajien palaverien dokumentti, pelastussuunnitelma yleisin osin, oppilashuollon aikataulut,  teknisen työn turvallisuusmääräykset ja riskien arvioinnit.



Vesossa tänään ja Twitter-keskustelussa kysmyksiä herätti dokumenttien turvallisuus näinä urkinnan kulta-aikoina. Aukotonta dokumenttien turvallisuus ei ole. Olemme lähteneet kuitenkin siitä, että dokumenteissa ei ole mitään henkilötietolain vastaista ja salassapidon alaista tietoa, esim. oppilaiden nimiä. Oppilasasioita ei käsitellä missään dokumenteissa. Tiimien ja joryn toiminta koulussamme on avointa.
Suurin anti rehtorille tässä on se, että työyhteisön jäsenille on luotu konkreettinen mahdollisuus vaikuttaa kokousten asialistoihin. Pidän tärkeänä, että kokousten asialistat kootaan yhteisöllisesti, se lisää sitoutumista palavereihin. Tiedonkulku on helpottunut, kun emme lähetä sähköpostilla tiimi ja jory-muistioita ja mietitä, kenellä on viimeisin versio mistäkin dokumentista ja kenen muistitikulla se on.         

2 kommenttia:

  1. Hienoa pelinavaus, Annukka. Tervetuloa reksien blogosfääriin! Saatan hyvinkin parastaa muutaman idean.

    VastaaPoista
  2. ¨Tämä lienee monen koulun keskustelun aihe. Miten päädyitte Google-docsiin? Pohditteko tai kokeilitteko Wilman mahdollisuuksia? Meillä osa kouluista käyttää sitä. Lisäksi One Note tuottaisi tähän myös mahdollisuuden. Itse olen pohtinut, voisikohan Outlookin kalenteria käyttää vähän samaan tapaan, jolloin vuosikalenterikin menisi siinä samassa. Mielenkiintoista. Leena P.

    VastaaPoista